Często zdarza się tak, że musimy skorzystać z własnego samochodu w celach służbowych. W praktyce jest to częsty widok, pracownicy korzystają z własnych samochodów na konieczność działalności zadań służbowych. W takim wypadku możemy zapytać czy jeśli zatrudniony korzystając z samochodu prywatnego na korzyść firmy ma możliwość otrzymania rekompensaty poniesionych wydatków, a jeżeli tak, jaką metodę powinien zastosować w dokumentacji oraz w jaki sposób przedstawić pracodawcy odpowiednie rozliczenia. Pracodawca nie raz zastanawia się, czy koszty zatrudnionych na użytkowanie samochodów osobistych do celów służbowych mogą być ich wydatkami oraz w jaki sposób poprawnie należy rozliczyć się z pracownikiem w takim wypadku. Podstawą rozliczeń między pracodawcą a pracownikiem charakteryzuje między innymi dane które identyfikują pojazd razem ze wskazaniem pojemności silnika, zgodę pracodawcy na zwrot kosztów powiązanych z użytkowaniem samochodu, zdefiniowanie zasad zwrotu kosztów na eksploatację prywatnego samochodu w celach służbowych, zgodę pracodawcy na używanie osobistego samochodu pracownika oraz termin wejścia w życie umowy oraz sposób jej rozwiązania. Decydując się na kalkulacje jazd lokalnych w oparciu o stały ryczałt miesięczny trzeba wziąć pod uwagę maksymalną liczbę kilometrów możliwych do rozliczenia przez pracodawcę oraz oszacować to jako wydatki firmy. Ustala ją Minister Infrastruktury w akcie prawnym z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie dotyczącej warunków ustalania oraz metody realizacji refundacji kosztów używania prywatnych samochodów w celach służbowych.